Veelgestelde vragen
Vragen die we vaak krijgen
Over maatwerk, over wanneer het wel en niet logisch is, en over de situaties waarin organisaties bij ons aankloppen. Staat je vraag er niet bij? Bel of mail gerust.
Over maatwerk en ROES
Wat is een Managed Business Application?
Een Managed Business Application is software die speciaal voor de processen van één organisatie wordt gebouwd. Geen standaardpakket dat je met instellingen en workarounds in de buurt van je werkwijze probeert te krijgen, maar een applicatie die die werkwijze als uitgangspunt neemt.
Het woord "managed" slaat op wat daarna gebeurt. Software die klaar is, is niet af: er komen koppelingen bij, regels veranderen, het bedrijf groeit, en er komen wensen die bij oplevering nog niemand had bedacht. Wij blijven verantwoordelijk voor beheer, onderhoud, beveiliging en doorontwikkeling.
Dat is het verschil met een project dat wordt opgeleverd en losgelaten. Bij Workrate draait onze software ongeveer twintig jaar mee met het bedrijf; bij Bark EUROPA, Fysiosoft en Nijgh Periodieken loopt de samenwerking ruim tien jaar.
Wanneer is maatwerk logischer dan een standaardpakket?
Vaak is het dat niet. Bestaat er een standaardpakket dat op jouw proces past, dan is dat bijna altijd sneller en goedkoper, en zeggen we dat ook.
Maatwerk wordt logisch als je proces te eigen is voor zo'n pakket en te ingewikkeld is geworden voor een rekenblad. Je herkent het aan de workarounds: het systeem kan iets niet, dus wordt het ernaast bijgehouden. Of je past je werkwijze aan het systeem aan in plaats van andersom, en op een gegeven moment vindt iedereen dat normaal.
We vervangen niet wat goed werkt. Draait je boekhouding prima, dan blijft die staan. Meestal gaat het om het ene stuk waar geen pakket voor bestaat: het proces waarmee jouw organisatie zich juist onderscheidt.
Werken jullie alleen in bepaalde sectoren?
Nee. Onze klanten lopen uiteen van Workrate, dat datacenters in heel Europa beveiligt, tot vakbladenuitgeverij Nijgh Periodieken, Fysiosoft met software voor fysiotherapiepraktijken, het zeilend opleidingsschip Bark EUROPA en Miniot, dat houten designproducten maakt.
Dat is geen gebrek aan focus. Wat die klanten delen is niet hun branche maar hun probleem: een werkproces dat te specifiek is voor een standaardpakket en te belangrijk om op losse bestanden te laten draaien.
Daarom vragen we niet eerst in welke sector je zit, maar hoe het werk bij jou loopt. Een planningsvraagstuk aan boord van een schip en een planningsvraagstuk in een datacenter lijken van buiten niet op elkaar. De vraag eronder is vaak dezelfde.
Doen jullie ook iets met AI?
Ja, maar niet als los product. AI zit bij ons op twee plekken. We gebruiken het bij het ontwikkelen zelf, waardoor we sneller werken dan een paar jaar geleden. En er zit een AI-microservice in ons platform die je in een applicatie kunt inzetten waar dat echt iets oplevert, bijvoorbeeld bij het herkennen van documenten of het samenvatten van grote hoeveelheden tekst.
Wat we niet doen is AI aandragen als antwoord op een vraag die je nog niet gesteld hebt. In de Business Scan kijken we net zo goed waar AI niets oplevert, en dat is vaker het geval dan de markt op dit moment suggereert.
Ervaring bepaalt de richting. AI maakt ons sneller. In die volgorde.
Situaties die we vaak horen
We voeren dezelfde gegevens in meerdere systemen in. Is daar iets aan te doen?
Meestal wel, en vaak zonder iets te vervangen. Dubbele invoer ontstaat zelden door een ontwerpfout. Er kwam een systeem bij, de twee praatten niet met elkaar, en iemand loste het op door over te typen. Dat werkt prima, tot het volume groeit.
De eerste vraag is dan niet welk systeem weg moet, maar of de systemen aan elkaar te knopen zijn. Dat hangt af van wat de andere kant toelaat: heeft dat pakket een bruikbare koppeling, dan is het overtypen vaak overbodig te maken. Heeft het die niet, dan zeggen we dat liever dan dat we een koppeling beloven die er niet in zit.
Begin met uitzoeken hoe vaak het echt gebeurt, en wat het kost aan tijd en aan fouten. Dat gesprek voeren we graag met je.
Eén iemand bij ons weet precies hoe dit proces werkt. Is dat een probleem?
Ja, maar het wordt pas zichtbaar als diegene er even niet is. Zolang het goed gaat is het juist efficiënt: die ene persoon weet hoe het zit en hoeft niets op te zoeken.
Het risico zit in wat er niet is opgeschreven. De uitzonderingen, de afspraken met die ene klant, de reden waarom iets ooit zo is ingericht. Dat zit in een hoofd en in een paar bestanden, en bij ziekte, vakantie of vertrek staat het werk stil of gaat het anders dan bedoeld.
Software kan daar iets aan doen door de werkwijze zelf vast te leggen. Niet als handleiding die niemand leest, maar in het systeem waar het werk toch al gebeurt. De kennis wordt dan onderdeel van het proces in plaats van een eigenschap van één persoon.
We doen het nu in Excel. Wanneer is dat niet meer verstandig?
Excel is vaak de juiste eerste stap geweest. Je had iets nodig, er was geen reden om meer uit te geven, en het werkte. Daar is niets mis mee.
Het kantelt op een paar herkenbare momenten. Meerdere mensen werken in hetzelfde bestand en niemand weet zeker welke versie de goede is. Er zijn kopieën in omloop die uiteen zijn gaan lopen. Het bestand is zo ingewikkeld geworden dat nog maar één iemand het aandurft. Of het handwerk eromheen groeit harder dan het bedrijf.
De vraag is dan niet of Excel weg moet, maar welk deel. Vaak blijft er een prima rekenblad over en verhuist alleen het stuk waar meerdere mensen tegelijk aan werken naar iets dat daarvoor gemaakt is.
Wat gebeurt er nadat de software live is?
Dan begint het pas. Livegang is bij ons geen eindpunt maar een overgang: beheer, onderhoud, updates, beveiliging en koppelingen lopen door, en nieuwe wensen ook.
Dat is een bewuste keuze. Een organisatie staat niet stil, en software die niet meebeweegt wordt binnen een paar jaar precies het probleem dat ze ooit oploste. Je ziet het aan de looptijden: bij Workrate draait onze software ongeveer twintig jaar mee, bij Bark EUROPA bijna vijftien, bij Fysiosoft veertien en bij Nijgh Periodieken ruim elf jaar.
Je hebt daarbij geen accountmanager tussen je in zitten. Rob en Erwin doen de projecten zelf, dus je praat met de mensen die je software ook echt bouwen en onderhouden.
Staat jouw vraag
er niet bij?
Vertel waar je tegenaan loopt in je werkproces. Dan kijken we samen of wij daar iets in kunnen betekenen — en zo niet, dan zeggen we dat ook.